E-pošte su važan čimbenik suvremene i poslovne komunikacije. Jeste li znali da prosječni radnik svakodnevno prima gotovo 80 poruka e-pošte? Uz toliko mnogo poruka, neke su često manje učinkovite, a i pogrešno shvaćene.

Dakle, za pisanje učinkovite e-pošte, naslov, format i stil su važni čimbenici koje trebate uzeti u obzir. Da biste postigli rezultate, morate znati kako sve to pravilno sastaviti prilikom pisanja e-pošte.

Ne brinite! U nastavku, uz samo nekoliko koraka, ćemo vam objasniti kako možete napisati učinkovitu e-poštu.

  • Pozdravi

Započnite svoju e-poštu pozdravljajući sugovornika na sažet i profesionalan način. Možete se obratiti drugoj osobi po njihovom imenu. Ako to nije moguće, jednostavno napišite:

  • Poštovani, (ako ne poznajete ime osobe)
  • Poštovani gospodine/Poštovana gospođo, (ako vam je poznato ime, ali se ne poznajete osobno
  • Dragi/Draga, (ako se poznajete osobno)

Neki primjeri službenih pozdrava su:

  • Poštovani gospodine Dario,
  • Poštovana gospođo Gavranović,

Međutim, ako već poznajete osobu i imate opušten odnos, možete ju pozdraviti i sa „Zdravo, Dario.“

  • Zahvalite se sugovorniku

Ako odgovarate na upit sugovornika, započnite svoju e-poštu linijom zahvale, na primjer, „Hvala na ukazanom zanimanju za naš proizvod.“

Ili, ako je osoba odgovorila na bilo koju vašu e-poštu, možete početi s “Hvala na brzom odgovoru”. Započeti e-poštu s pozitivnim tonom je izuzetno važno, zato vam predlažemo da se na samom početku e-pošte zahvalite sugovorniku. To će također pridonijeti tome da izgledate pristojnije, što je dobra stvar.

E-poruku možete započeti i s kratkom rečenicom koja vas povezuje. Trebala bi sadržavati i kako ste se povezali. Jedan od primjera je:

  • Jučerašnji sastanak s Vama je bio sjajan.

Ako želite zadržati opušten i topao ton, možete napisati: „Nadam se da ste dobro.“

  • Započnite sa svojim ciljem

Pozdravi i zahvaljivanje sugovorniku bi trebali biti kratki, a nakon toga morate prijeći na stvar. Možete početi s „Pišem u vezi s …“ ili „Želim se raspitati o …“

Vaš cilj mora biti objašnjen na početku e-pošte, prije nego što pređete na glavni dio iste. Također, budite sigurni da su vaše rečenice jasne i sažete jer vaš sugovornik sigurno želi što brže pročitati e-poštu. Neki čak samo prelete kroz istu.

Sljedeće važne stvari koje biste trebali imati na umu prilikom sastavljanja e-poruke su gramatika, interpunkcija i pravopis. Točna i pravilno napisana e-poruka će biti od pomoći u stjecanju profesionalnog ugleda vaše tvrtke.

  • Dodajte završne napomene

Zaključite kratkom rečenicom koja čini vaš cilj lako razumljivim. Od toga će zavisiti da li će vaš sugovornik odlučiti djelovati, tj. odgovoriti, ili će samo lagano prekinuti razgovor. Neki primjeri su:

  • Veselim se Vašem odgovoru.
  • Javite mi Vaše mišljenje.
  • Budimo u kontaktu.
  • Završite s pristojnim zaključkom

Posljednji korak vaše e-pošte je taj da se ista završi odgovarajućim zaključkom i vašim potpisom. U skladu s tonom na početku e-pošte, možete koristiti „S poštovanjem“, „Lijep pozdrav“ ili „Srdačan pozdrav“ ako je u pitanju službena e-poruka ili samo „Pozdrav“ ako je ton malo opušteniji.

Prije slanja, pažljivo pročitajte e-poštu. Provjerite da nema tiskarskih pogrešaka, pogrešaka u interpunkciji ili gramatičkih pogrešaka. Čak i najmanja pogreška može učiniti vašu e-poruku nestručnom ili površnom, što je upravo suprotno od onoga što želite postići.

Zaključak

Dakle, ovo su bili osnovni savjeti za pisanje učinkovite, ali zanimljive poslovne e-pošte, koji će zasigurno dobiti pozitivne ishode. Jesmo li nešto zaboravili? Ili imate neke određene savjete za koje je dokazano da su učinkoviti s vašim klijentima ili poslovnim partnerima? Javite nam u komentarima!